一： 确定新闻发布会日期、地点、新闻点等。
注意事项：与希望发布事件日期相配合，促进自身对灯光音响租赁外宣传，挖掘新闻点、制造新闻效应、注意避免与重大新闻事件撞车。该步骤应在正式新闻发布会前20天完成，最迟15天，并在邀请函发布前预定会场，否则会影响下一步工作。
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二： 确定组织者与参与人员，包括广告公司、领导、客户、同行、媒体记者等，与新闻发布会承办者协调规模与价格，签定合同，拟订详细邀请名单、会议议程、时间表、发布会现场布置方案等。 注意事项：该步骤主要由主办者提出要求，承办者具体负责。
三：按照邀请名单
分工合作发送邀请函和请柬，确保重要人员不因自身安排不周而缺席发布会。回收确认信息，制定参会详细名单，上海桌椅租赁以便下一步安排。
注意事项：该步骤一定要计划周密，有专人负责，适当放大邀请名单，对重要人物实施公关和追踪，并预备备用方案，确保新闻发布会参与人的数量和质量。
四：购买礼品、选聘主持人、礼仪人员和接待人员并进行培训和预演。设计背板，布置会场，充分考虑每一个细节，比如音响、放映设备，领导的发言稿，新闻通稿，现场的音乐选择、会议间隙时间的娱兴安排等。
五：正式发布会前提前一到两个小时，检查一切准备工作是否就绪，将会议议程精确到分钟，并制定意外情况补救措施。
六：按计划开始发布会，发布会程序通常为来宾签到、贵宾接待、主持人宣布发布会开始和会议议程、按会议议程进行、会后聚餐交流、有特别公关需求的人员的个别活动。
七：监控媒体发布情况，整理发布会音像资料、收集会议剪报，制作发布会成果资料集（包括来宾名单、联系方式整理，发布会各媒体报导资料集，发布会总结报告等），作为企业市场部资料保存，并可在此基础上制作相应的宣传资料。
八：评测新闻发布会效果
新闻发布会议包括记者招待会、发布会专用椅、新闻发布会、酒会等多种形式。一般来说，酒会更自由、随意一些，非正式一些，气氛也相对轻松一些，它可以单独召开，也可以附属于其它形式，比如，有的在招待会后举行酒会或茶会。记者招待会一般是专题性的，以“答记者问”为主要特色。另外，新闻发布会由公关负责人执行即可，而记者招待会一般有更高层次官员出席。在这些形式中，最为常见的是新闻发布会。因此我们重点来探讨它。
一、清楚发布会所要达成的目标，发布会的类型，以确定其规格、方向和基本风格。
二、成立筹委会，组织相关的人员，确定组织、人员保障。
三、确定时间、流程与目标管理，并做好反馈、调整。
四、活动策划、确定活动主题。
五、确定参会人员。
六、拟定活动策划案和具体操作方案。
七、新闻通稿及相关资料准备
八、时间选择与场地落实、现场布置。
九、现场控制。
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