成功的观众组织策划，应根据展览会的整体营销计划，制定一整套切合实际且行之有效的方案。制定招商方案时，要遵循以下步骤。
(一)专业观众分析
在对目标观众加以界定后，展览组织机构需从以下几个方面进行专业观众分析:
1.观众结构构成。有效地将参展的观众按行业、职位、年龄等客户管理要素进行分类，以方便检索。
2.观众时间安排。安排合适的展期，合理地将“行业性”专业观众的采购档期纳入展览活动开展的规划。
3.观众参观目标。合理分析观众的参展目的，了解其需求，为潜在贸易观众(买家)创造或提供更多直接了解参展企业的机会。
4.观众交流成本。观众参加展览，需要付出成本，如购买门票等。分析观众愿为展览付出的费用，有助于合理制定会展产品的价格等。
以上几个方面对观众组织的影响非常大，展览组织机构要根据工作的实际效果提出个性化解决方案,以展览观众组织工作行之有效。
(二)目标设定
展览组织机构应对观众组织工作设定目标，以衡量最终组织工作的成效。比如:
1.本次展览会的宗旨是什么?对专业观众来说达到的具体目标是什么?
2.本次展览预期覆盖的目标观众群体是哪些?
3.展览提供观众何种程度的参与?
4.历届展览对专业观众来说实际效果如何?
5.在展览主题与服务创新方面有什么具体目标与措施是专业观众所关注的?
6.观众组织工作的截止期限?各阶段推广活动的时间分配?
(三)推广方案制订
招商推广方案主要包括会展招商渠道的选择和专业观众组织渠道安排内容。
1.会展招商渠道的选择。会展招商的渠道通常有以下几种:
(1)专业媒体。在专业杂志、报刊及国内主要行业网站上刊登广告;在指定专业媒体进行特别报道、专题采访、评述等。
(2)公众媒体。组展方与公众媒体结成同盟，投放大规模广告宣传，并通过相关专业网站向国内外厂商及用户发布展会信息及参展商资料等。
(3)专业观众数据库。从往届展会观众数据库中,挖掘专业观众,以发邀请函的形式继续邀请他们参观本届展览会。
(4)行业协会。行业协会往往在行业内有较高的知名度与影响力，掌握着大量的信息，是组展方理想的招有合作伙伴。
(5)政府主普部门。政府主管部门在行业内的影响力更大，与其合作能掌握大量信息，带来诸多便利。
(6)用维机的。国外社华机构熟悉中国及限会举办地的情况。
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